Объем и сложность работ, выполняемых бухгалтером возрастают с каждым днем . Это стало правилом нашей жизни. Для небольших предприятий содержать главного бухгалтера, способного без ошибок выполнять свою работу - очень дорогое мероприятие, а иногда - невозможное из-за отсутствия нужных специалистов. По этой причине сейчас развивается рынок услуг, так называемых «централизованных бухгалтерий». Коллектив бухгалтеров и аудиторов организуют бухгалтерию, которая обслуживает несколько небольших организаций или ПБЮЛов. Централизованные бухгалтерии решают в основном задачи сводного бухгалтерского учета, хотя это - не правило. На «местах» предприниматели и их подчиненные оформляют первичные бухгалтерские документы, которые периодически передаются в централизованную бухгалтерию. Бухгалтерия обрабатывает их, регистрирует в базе данных хозяйственные операции, корректирует деятельность клиентов, создает пакет сводных регистров бухгалтерского учета, составляет отчетную документацию, сдает ее в налоговые органы и т.д. Другими словами, выполняет почти всю рутинную работу бухгалтера.

Для того, чтобы себестоимость выполняемых централизованной бухгалтерии работ стала ниже стоимости работы бухгалтера по найму в первичной организации, необходимо оптимизировать ее работу во всех аспектах. Немаловажным является выбор бухгалтерской программы, на которой держится обработка и хранение данных. Вниманию читателей предлагается программный комплекс на основе «ПиКА Бухгалтерия» в клиент-серверной версии системы «Финансы без проблем».

Объем оперативной памяти компьютера играет решающую роль при его выборе для работы с программой «Финансы без проблем». Обусловлено это прежде всего тем, что данные при ее запуске размещаются в оперативной памяти для наивысшего быстродействие работы базы данных. В условиях постоянного роста возможностей увеличения памяти компьютеров такое обстоятельство не противоречиво.

Предположим, что централизованная бухгалтерия обслуживает 30 организаций со средним количеством операций в месяц от 100 до 500 штук. Необходимая потребность оперативной памяти в случае, если

• на выделенном сервере одновременно запущено 10 баз данных в конце года примерно – 50 Мб * 10 = 500 Мб.

• на выделенном сервере одновременно запущено 30 баз данных в конце года примерно – 50 Мб * 30 =1500 Мб.

Поставленную задачу можно решить с помощью всего лишь одного выделенного сервера.

От величины тактовой частоты процессора выделенного сервера зависит скорость выполнения отчетных форм и пересчет баланса. Функция пересчета баланса сервером занимает наибольшее время, особенно за целый год.

Сервер на основе P III с тактовой частотой 866 МГц обеспечивает скорость пересчета 850 операций в секунду, на основе P III с тактовой частотой 1133 МГц – 1700 операций в секунду. Данные являются выборочными, поэтому допускаются небольшие отклонения от указанных. Если использовать последние достижения в компьютерной технологии, скорость увеличится в несколько раз.

Таким образом, для организации с количеством операций до 6000 штук в год баланс с 01 января по 31 декабря современным сервером пересчитывается за 6000 (оп) / 3000 (оп/сек) = 2 сек.

Для организации с количеством операций до 500000 штук в год (2000 операций в день) баланс с 01 января по 31 декабря современным сервером пересчитывается за 500000 (оп) / 3000 (оп/сек) = 167 сек (около 3 минут).

Следует отметить, что пересчет баланса за год производится только в случаях начального запуска программы или при выполнении операции в прошлом. Этот случай – самый тяжелый для бухгалтерской программы. При выполнении операции в прошлом, инициализируется пересчет баланса (состояния программы сервера) начиная с того месяца, в котором выполнена операция, причем пересчет осуществляется в «фоновом» режиме и не мешает вводить другие операции.

Время выполнение отчетных форм, как правило, не сопоставимо с приведенными данными, поэтому здесь не рассматриваются.

Приведенные цифры показывают, что база данных обеспечивает оперативный учет в организации. Результат выполнения каждой операции практически мгновенно отражается в оборотном балансе организации. Имеется возможность отслеживать финансовый результат в целом по организации по каждой строке накладных в реальном масштабе времени.

Требования к компьютерам рабочих мест бухгалтеров (клиентов)– минимальны. Здесь должна обеспечиваться работа операционной системы и стандартный набор офисных программ. Требования к работе офисных программ значительно выше, чем для клиента «Финансы без проблем».

Структура централизованной бухгалтерии во многом определяется сложившимися правилами работы в коллективе. Поэтому можно сказать только то, что «ПиКА Бухгалтерия» позволяет конфигурировать программу под сложившуюся структуру с помощью файла прав доступа к базе данных _RIGHTS_.FBP. Если учет разделен на участки, то с помощью указанного файла для каждого имени пользователя устанавливаются доступные ветви «дерева операций», отчетные формы, возможности вносить изменения и т.д.

Управление комплексом программ «ПиКА Бухгалтерия» может обеспечиваться программистом далеко не самой высокой квалификации. Однако предпочтительно, чтобы он имел начальные знания в бухгалтерском учете для эффективной идентификации ошибок и постановке задач развития системы. Разработка и модернизация отчетных форм - задача вполне по силам администратору системы, поскольку язык ФБП достаточно простой.

«ПиКА Бухгалтерия» имеет специально выделенный блок отчетных форм администратора системы. В нем содержатся формы, заменяющие некторые утилиты, опубликованные разработчиками ФПБ и их дилерами. Использование отчетных форм вместо утилит достаточно удобно, поскольку можно, например, не останавливая работы сервера автоматически "перебить" во всех операциях один субсчет на другой, добавить в план счетов список товаров из текстового файла и т.д.

Чтобы снизить ежедневную нагрузку на администратора, целесообразно в систему установить диспетчер задач, позволяющий с рабочих мест бухгалтеров запускать и отключать приложения на сервере. При этом одновременно целесообразно архивировать данные.

Следует отметить высокую надежность системы «Финансы без проблем». Если произошло внезапное отключение программы сервера, то потеряется только последняя незаконченная операция (при условии исправности жесткого диска), а при перезапуске программа будет работать как обычно.

Периодические сохранения данных по состоянию на определенные даты тоже является желательным мероприятием, позволяющим всегда восстановить бухгалтерию на дату по причинам не только техническим, но и административным.

Размеры архивов баз данных - очень небольшие. Так, например, годовой архив с количеством операций до 3000 штук занимает в RAR всего 200 Кб (без файлов правил).

В заключение отметим, что программы «ПиКА Бухгалтерия» в клиент-серверной версии системы «Финансы без проблем» доказали свою высокую эффективность. Они реально обеспечивают работу централизованных бухгалтерий с количеством организаций в несколько десятков на одном сервере в течение нескольких лет. При налаженной работе администратор программы может позволить себе не появляться на работе несколько недель, а бухгалтеры этого не замечают.