"Лень" - двигатель прогресса



Posted by Анатолий Таланин, г.Новосибирск on January 07, 1999 at 23:58:40:

Немного лирики. В свои школьные годы приходилось часто слышать от тренера по
плаванию: "Не напрягайтесь, двигайтесь лениво. В умении плавать, не создавая
лишних движений, напряжений тела, залог успеха".

Финансовая деятельность предприятий схожа во многом с действиями неумелого
пловца. Также много неразумного, повторяющихся лишних действий. Разработчикам
программ для конкретных предприятий важно увидеть эти лишние действия и путем
атоматизации исключить их совсем, или хотя-бы частично. Перечень таких
монотонно повторяющихся действий достаточно велик и может быть
конкретизирован каждым разработчиком самостоятельно.

С учетом многогранности финансово-хозяйственной деятельности известные
программы автоматизации бухучета предусматривают облегчение работы бухгалтера
по нескольким направлениям:
1 - формализовать и стандартизовать действия;
2 - атоматизировать подсчеты сумм по объектам расчета;
3 - оперативно использовать и пополнять справочную информацию;
4 - подготавливать отчетную документацию.
Все остальные выполняемые бухгалтером работы в программах являются нагрузкой,
связанной со спецификой и особенностями программы. Это накладные расходы
программ. В зависимости от заложенных возможностей разработанных прикладных
программ варьируются и объемы накладных расходов.

Нередко накладные расходы требуют специального дополнительного образования.
Технические описания для пользователя в своем объеме превышают разумные
пределы (1С v.7.5). Парадокс состоит в том, что автоматизация приводит к
необходимости изучать ее методы, приемы, правила, т.е. ею заниматься, да еще и
неспециалистам. Происходит подмена: бухгалтер меньше занимается своими
задачами (хотя и рутинными), но все больше чужими. В отчетные периоды 1-3
месяца бухгалтер так же загружен согласованием и подгонкой результатов.

Типичная картина на предприятиях - наличие несколькиих действующих программ
бухучета и обязательный ручной труд, необходимый для получения конечного
результата. Конечно в современном понимании это пародия на автоматизированную
систему.

Кроме того, вне внимания программистов остался большой пласт проблем
бухгалтера, связанный с потребностью постоянно обеспечивать работу самой
программы путем проведения предварительных расчетов (!!), часто с
использованием ручного труда.

Представьте себе такую типовую ситуацию. Предприятие перечиисляет некоторую
сумму другому предприятию. Хозяйственная операция Вашего предприятия одна -
перечисление финансовых средств. То, что необходимо оформить через банк -
внешнее оформление хозяйственной деятельности. Бухгалтерская операция
(внутреннее оформление хозяйственной деятельности) не обязана совпадать с
хозяйственной операцией. Бухгалтерских операций может быть несколько.
Действительно, Ваши действия состоят в том, чтобы: проверить соответствие этих
сумм взаимному материально-финансовому состоянию предприятий, определить
направленность сумм (возможно с учетом дробления исходной) и только после
этого оформить в виде типовых операций. Для обеспечения возможности выполнения
этих действий необходимо потратить время бухгалтера на анализ ситуации и
подготовку соответствующих данных. Но ведь внешнее оформление хозяйственной
операции всегда соответствует внутреннему (по сумме они обязаны совпадать), а
действия бухгалтера всегда подчинены определенным законам государства и
технологии работы конкретного предприятия, т.е. поддаются автоматизации и в
ряде случаев могут быть полностью убраны из ручного труда.

Выдержки из подготавливаемого описания разработанной нами и эксплуатируемой на
нескольких предприятиях системы автоматизации бухучета поясняют вышесказанное.

---------------------------------------------------------------------
СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
на базе программы "Финансы без проблем"

Введение

Как известно, технология ведения бухучёта подразумевает единый подход к
бухгалтерским операциям в части составления проводок вне зависимости от
специализации предприятия и объемов его производства. Вполне понятно, что как
парадокс воспринимается руководством ситуация, когда установленная на
предприятии программа автоматизированного бухгалтерского учета не даёт
ожидаемого эффекта. Остаётся достаточно большой вклад ручного труда при
подведении результатов работы. Не прост и процесс составления различных
справок, необходимых руководству предприятия для принятия решений. В настоящее
время сформировался некий устоявшийся взгляд на уровень автоматизации
бухгалтерской деятельности, ориентированный на возможности широко
рекламируемых и тиражируемых программ (1С, БЭСТ, Галактика, Парус,
Инфо-бухгалтер и т.д.).

Основной недостаток таких программ состоит в том, что они заставляют
предприятие ориентировать собственную технологию производства на стандарт
учёта финансово-хозяйственных работ, заложенный в них. По существу возможности
таких программ предопределены низким уровнем автоматизации уже на стадии ввода
и обработки первичных данных. Ввод первичных данных осуществляется
преимущественно в виде типовых операций. Каждой типовой операции соответствует
свой набор проводок. Такой подход, принятый на вооружение разработчиками
программ бухгалтерского учёта, действительно облегчает работу бухгалтера в
подсчётах различных наборов данных, составлении сводок и т.д. Однако, сам
выбор типовых операций оставлен за бухгалтером. В подавляющем числе случаев
перед исполнением операций бухгалтер обязан выполнять стандартный набор
действий:

* Выяснить финансовое состояние с контрагентом;
* При необходимости раздробить хозяйственную операцию предприятия на типовые
операции;
* Исходя из действующего законодательства и специфики технологического
производственного процесса на своём предприятии, согласовать набор и
последовательность в выполнении типовых операций;
* Определить пооперационно необходимые суммы;
* Разнести первичную информацию по выбранным для исполнения типовым операциям.

По существу в этом подходе уже заложен принцип, по которому технология расчёта
и учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятия базируется на
постоянном, обязательном участии ручного труда, способностях человека, его
аккуратности, умении продолжительное время выполнять однотипные расчёты, с
возможностью совершать те, или иные ошибки.

Как результат обязательного использования ручного труда, в бухгалтерии
предприятия создаётся дополнительная деятельность, связанная с проверками,
сведением почему-то расходящихся результатов и т.п.

На подавляющей части предприятий, пользующихся известными программами,
бухгалтерия часто не в состоянии оперативно предоставлять достоверную
информацию о состоянии финансовых дел. Получение её предопределено
необходимостью проведения дополнительных расчётов, согласования имеющихся
результатов с отсутствующими. За большим объёмом текущей работы у бухгалтера
не остаётся времени заниматься важнейшей обязанностью - проводить анализ
финансового состояния предприятия, чтобы на его основе подготавливать
осознанные предложения по повышению эффективности производства, снижению
затрат и т.д.

Настоящая система автоматизации бухгалтерского учёта позволяет решить
вышеперечисленные проблемы. Деятельность бухгалтера, связанная с вводом
текущей информации заканчивается занесением данных в виде унифицированных
хозяйственных операций. Остальное выполняет САБУ. Система автоматизации
бухгалтерского учёта построена так чтобы повторять заложенную в неё логику и
расчёты, которые выполнял бы бухгалтер. При этом она не совершает ошибок,
присущих человеку, и выполняет действия со скоростью, не достижимой ни какому
бухгалтеру. Формирование необходимых проводок отдано на усмотрение САБУ,
которая позволяет заметно сократить количество типовых операций. По своему
содержанию некоторые хозяйственные операции могут совпадать с типовыми
операциями в известных программах. Однако, есть существенное отличие.

Рассмотрим типичный в практике работы любой бухгалтерии пример. Пусть на
расчётный счет небольшого коммерческого предприятия поступили финансовые
средства от контрагента (расчётная политика предприятия - по оплате).
Количество типовых операция в известных программах может быть одна (аванс,
возврат, оплата), две (возврат + аванс, аванс + оплата, возврат + оплата), или
три (возврат + оплата + аванс). В случае, если в составе операций присутствует
оплата, то количество вариантов типовых операций возрастает: за товары,
услуги, основные средства, ... И т.д. и т.п. Очевидно, что различные ситуации
должны быть оформлены разными проводками, а базовые суммы типовых операций
должны быть просчитаны перед занесением этих операций в базу данных. Именно
это всё анализирует САБУ и безошибочно выбирает и затем выполняет все
необходимые проводки. Бухгалтеру достаточно лишь обеспечить САБУ работой -
выполнить одну хозяйственную операцию, которая в этом случае называется
"Поступление финансов на расчётный счет". Для выполнения этой
унифицированной, хозяйственной операции, требуется занести сумму, проходящую
по банковскому документу, выбрать из справочных списков САБУ кредитора этих
финансов и один из расчётных счетов своего предприятия. Расчёт показывает, что
одна такая хозяйственная операция САБУ учитывает 360 возможных ситуаций с
типовыми операциями известных программ и не требует никаких расчётных действий
самого бухгалтера. С увеличением сложности взаимодействия предприятия с
контрагентами эффективность этой типовой операции САБУ ещё больше возрастёт.

На приведённом примере поступления финансов на расчётный счёт предприятия
легко проследить за действием механизма по автоматизации бухгалтерского труда,
применяемого в САБУ. Подавляющая часть всех хозяйственных операций,
предлагаемых в САБУ, выполняется с использованием этого механизма.

Система автоматизации бухгалтерского учёта пронизана механизмами обработки
данных, заменяющих каждодневный, монотонный труд бухгалтера в самых разных его
проявлениях. На страницах описания системы Вы найдёте многочисленные тому
подтверждения.
---------------------------------------------------------------------

Нетрудно понять, что в своих работах мы используем инструментарий ФБП в виде:
1 - активное применение всех возможностей языка программирования;
2 - количество проводок неограничено (внешние циклы);
3 - факты активно участвуют в системе расчетов;
4 - экстрапараметры применяются и для инициализации настроек на технологию
работы на конкретном предприятии;
5 - развиты многострочные экранные формы для ввода.

Мы не претендуем на оригинальность реализации конкретных алгоритмов. Некоторые
более интересные варианты уже почерпнули из диалогов в ПП. Считаем настоящее
сообщение началом своего вклада в обмен наработками.

Уважаемые разработчики, если это направление в числе обсуждаемых вопросов
представляет интерес для Вас, будем рады ответить на возникшие вопросы и дать
необходимые уточнения. Надеемся на взаимный интерес к имеющимся наработкам.

Особая благодарность Аркадию за незаметный, но действенный вклад в
практическую реализацию этих идей за счет консультаций и совершенствования
среды программирования.




Пpишедшие ответы: